カシマシレポート

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コピーライターの中尾です。

年明けから年度末までのこの忙しい時期、1分1秒でも仕事にかかる時間を短縮したいですよね……!
中でも、意外にメールのやりとりに時間がかかっている方も多いのではないでしょうか?

メール1通につき1分でも短縮できると、1日に50通やりとりするとして、

<1日に50分短縮>×<1週間5営業日>=<250分(約4時間強)>

もの時短につながります!

今回は、少しの工夫でできるメールの時短ワザを、まとめてご紹介します。

 

●よく使う文章を単語登録する

時短ワザの基本のキ、ですね。簡単な言葉で長文が入力できると手間がかかりません。
(お使いのOSによって単語登録の方法が異なりますので、各ヘルプをご参照ください。)

例)
「お」→お世話になっております。
「か」→株式会社○○の△△です。
「ごかく」→ご確認くださいませ。
「ごけん」→ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
などです。

ポイントは、

◇自分がよく使う言い回しをあらかじめピックアップし、単語登録すること。
◇頭文字が重複する場合、3文字目程度まで登録すること。(誤変換を少なくするため)

の2つです。

また、以前のお役立ち記事で紹介した「クッション言葉」も、登録しておくとより便利です。

 

●よく送るメールをテンプレート化する

御見積書送付メールや発注メールなど、ほぼ同じ内容のメールをお送りするときには
テンプレートを作って、都度コピー&ペーストしてしまうことが時短への道。
しかし、完全に使いまわしはNGです。冒頭にご挨拶の言葉を入れる、場合によっては
文中に補足を書き込むなどして、受け取り側に気を配った文面を心がけてください。

 

●よく使うショートカットを覚える

メールでよく使う「メールの新規作成」「返信」「転送」などは、
ショートカットの方法を覚えてしまいましょう。
(メーラーやバージョンによってショートカットキーは異なります。
お使いのメーラーのヘルプをご参照ください。)

すべてを覚えると役立つこと間違いなしですが、時間をかけてしまっては本末転倒。
最初に覚えるのは3つほどにしておくのがポイントです。

 

●受信・送信のタイミングを最適化する

自身の仕事のペースに合わせて、受信・送信ともに最適なタイミングで
対応できるようルールを決めてしまいましょう。
下記は一例です。

【受信】
・メーラーにて、即時受信させ、デスクトップに件名と差出人を通知させる。
・その際、即返信すべきか、後でじっくり考えて返信すべきか振り分ける。

【送信】
・即返信が必要なメールは、即時対応する。
・1日3回(出社後、昼休み直後、退社前)に、まとめてメールを返信する。
・返信が夕方以降になってしまいそうな場合は、時間指定して翌営業日の朝に届くように
設定しておく。

メーラーの設定で受信頻度の調節や通知方法を最適化できますし、
時間指定でメールが送付できるアプリなどもありますので、活用してみてください。

 

時短ワザ、いかがだったでしょうか。
まだ実践していないワザがあれば、是非ご自身のお仕事のスタイルにあわせてお試しください。

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